Samarbeid Nasjonalbiblioteket / Seksjon for periodikaindeksering og Sogn og Fjordane fylkesbibliotek / Fjognedokprosjektet

Prøveprosjekt juni 2000 – mars 2001

Innleiing
Samarbeidet Norart/Fjognedok
Utveksling av data
Aktuelle årbøker
Praktisk gjennomføring
Katalogisering
Klassifisering
Samarbeidsformer
Oppsummering
Konklusjonar
Kva no?
Adresser

Innleiing   [Til toppen]
Fjognedok-prosjektet starta opp i 1999, og hadde sitt første møte på Sogn og Fjordane fylkesbibliotek i oktober 1999. Men idéen til prosjektet vart utvikla då fylkesbiblioteket  i februar 1999 sende søknad til Statens Bibliotektilsyn om midlar til ”Fjognedok” – Lokalhistorisk litteratur på Kulturnett / Biblioteknett Sogn og Fjordane.

Innanfor Kulturnett SFj. er det eit mål å få til ei omfattande registrering av det lokalhistoriske materialet for så å gjere det tilgjengeleg for andre via Internett. Analysering / indeksering av lokalhistoriske skrifter er ein viktig del av dette arbeidet.

I Fjognedok-prosjektet er det mange samarbeidspartar. Denne rapporten gjeld samarbeidet med Seksjon for periodikaindeksering som har ansvar for databasen Norart. Når Fjognedok-prosjektet er over vil det bli utarbeidd ein rapport som omfattar heile prosjektperioden og alle involverte.

Samarbeidet Norart / Fjognedok:  [Til toppen]
I mars 2000 fekk Nasjonalbiblioteket i Oslo spørsmål frå Fjognedokprosjektet om eit mogleg samarbeid om utveksling av lokalhistoriske postar i base Norart.

NB Oslo såg at eit slikt samarbeid kunne auke talet på lokalhistoriske postar i Norart, og gje erfaringar med å få eksternt indekserte postar inn i basen.

Fjognedok kunne ved eit slikt samarbeid hente postar frå Norart inn i Fjognedokbasen.

Det vart laga ein samarbeidsavtale for eit pilotprosjekt / prøveprosjekt for ein periode på 6 månader frå 01.06.2000. (Vedlegg). Kontaktperson hos Fjognedok / Sogn og Fjordane fylkesbibliotek i prosjektperioden har vore Gunnvor Schei og hos NB Oslo Turid Gustu Eriksen.

Etter ei evaluering på nyåret 2001 skulle ein ta stilling til om samarbeidet skal vidareførast.

I tillegg til brevkontakt, e-post og telefon har det vore flg. møte mellom Norart og Fjognedok:

Utveksling av data:  [Til toppen]
Seksjon for periodikaindeksering hadde våren 2000 avslutta eit prøveprosjekt i samarbeid med Juridisk fakultetsbibliotek, UiO, om ekstern registrering av juridiske tidsskrift i databasen Norart. I dette prosjektet registrerte Juridisk fakultetsbibliotek rett inn i ein Trip-base ved bruk av Norarts registreringsskjema.

For Fjognedok var ikkje ei løysing med direkte indeksering i base Norart aktuell. I staden valde ein  å utveksle postar mellom dei to basane.

Fjognedok nyttar Bibliofil for indeksering, medan Norart brukar Trip. Frå Norart si side var kravet at postar som skulle importerast var i marcformat og med LatinI teiknsett. NB Oslo hadde alt eit importprogram som kunne brukast viss desse krava vart oppfylte. For Bibliofil ville ein eksportfunksjon til Norart kreve noko utviklingsarbeid, men sidan biblioteka i Fjognedokprosjektet alt frå før overførte postar til Norsk samkatalog, var det alt rutiner på plass for eksport av data. Utveksling av postar mellom Norart og Fjognedok gjekk via Biblioteksystemer A.S.

Fjognedok fekk tilsendt oversikt over dei marcfelta som blir brukte av Seksjon for periodikaindeksering og kva for informasjon som blir lagt i dei enkelte felta. Det var semje om at postane skulle indekserast etter tilnærma same mal, men at lokale behov måtte prioriterast.

Seksjon for periodikaindeksering fekk tilsvarande opplysningar frå Fjognedok. Også utvalskriterier for kva for type artiklar som er med i basen Norart blei sendt til Fjognedok. 

Aktuelle årbøker:  [Til toppen]
Totalt er det ca. 20  lokalhistoriske periodika/årbøker frå Sogn og Fjordane. Av desse vart to årbøker plukka ut fordi dei alt finst i Norart. Årbok for Sogn (forts. av Tidsskrift / Historielaget for Sogn) blir indeksert i Norart f.o.m. 1982 og Årbok for Nordfjord  er  indeksert i Norart f.o.m. 1981.

Det vart overført 264 postar av Årbok for Nordfjord  frå før 1981 frå Fjognedok til Norart. Av dei 97 postane av Årbok for Sogn som fanst i Fjognedokbasen (pr. februar), var berre ein frå perioden før 1982, så postar frå denne årboka var pr. februar 2001 ikkje aktuelle for Norart.

Frå Norart blei det overført 312 postar frå Årbok for Nordfjord for perioden 1981 til 1999. Begge partane sa frå seg eigedomsretten til  eksporterte data.

Praktisk gjennomføring

Katalogisering  [Til toppen]
I prosjektperioden har vi gått igjennom indekseringspraksis for tidsskriftartiklar, bruk av marckodar og klassifikasjon. Vi fann at mykje var likt, men på nokre få viktige punkt var det store avvik. Dette gjeld områda språkkodar, notar, emneord/nøkkelord og stadnamn. 

Språkkode
På grunn av systemet Trip, som ikkje er marcbasert,  blir berre 008-feltet for språk brukt i Norart-basen, også ved fleire språk. Fjognedok brukar mul i 008 og språkkodane i 041. 

Notar
Noten i 500 blir brukt likt i begge basane.
Fjognedok brukar både 505 (innhaldsnotar, bibliografiopplysningar, kjelder) og 520 (dikt, novelle, tilleggsopplysningar til tittelen, bokmeldingar). Norart brukar berre 520 (intervju, tilleggsopplysningar til tittel, bokmeldingar, innhald, bibliografiopplysningar).     

Emneord/nøkkelord
Norart brukar 653 for frie nøkkelord, Fjognedok brukar 650 for kontrollerte emneord.
Det er ulik praksis på stadnamn. Norart set nøkkelord og stadnamn i kvart sitt felt; 653 for nøkkelord og 651 for omtalt stad. I ein del tilfelle blir stadnamn sette i nøkkelordfeltet, då som nøkkelord i streng. Fjognedok brukar 650 for emneord og kommunenamn og 651 for stadnamn innanfor kommunen.
Norart brukar nøkkelord på bokmål, medan Fjognedok har nynorske emneord.

Ulik registreringspraksis fører til ein god del manuell oppretting før postane kan leggast over i Norartbasen. Spesielt gjer ulik bruk av stadnamn at kvar post som skal importerast må sjekkast. Dette er eit svært tidkrevande arbeid.

Bruk av bokmål og nynorsk medfører at ein del emneord/nøkkelord må omsetjast. Det kan av og til vere vanskeleg å finne eit dekkande ord i den andre målforma. Fjognedok-prosjektet har derfor eit sterkt ønskje om at det må utarbeidast ei felles emneordsliste på bokmål/nynorsk, ved f.eks. at Biblioteksentralens emneordsliste(r) blir laga med parallelle emneord på begge språk. Seksjon for periodikaindeksering støttar forslaget og meiner det vil vere nyttig med ei slik ordliste spesielt ved import av postar med emneord/nøkkelord i ei anna målform enn den som opphaveleg blir nytta  i basen.

Sogndal bibliotek har tidlegare vore i kontakt med Biblioteksentralen og fått vite at det er problematisk å få emneordsliste i maskinleseleg form med begge målformene likestilte. Marcformatet har ikkje tagar for dette. Fjognedok-prosjektet ønskjer at dette blir teke opp med Den norske katalogkomité.

Klassifisering  [Til toppen]
Også klassifikasjonspraksis var noko ulik. Dette omfattar fagområda musikk, medisin, folkeminne og skjønnlitteratur.

Musikk:
Fjognedok skal begynne å bruke musikktabellen frå 1994. Norart har brukt denne tabellen frå den blei utgitt.Norart vil ikkje klassifisere musikkmeldingar f.o.m. 2001.

Medisin:
Fjognedok brukar delvis vidareinndeling frå DDC.

Folkeminne:
Fjognedok brukar også her vidareinndeling frå DDC.

Skjønnlitteratur:
Fjognedok klassifiserer ikkje skjønnlitteratur, medan Norart klassifiserer dette materialet.

Samarbeidsformer  [Til toppen]
I prosjektperioden blei det diskutert moglege samarbeidsformer mellom Norart og Fjognedok, og skissert fleire alternativ:

- Alle lokalhistoriske tidsskriftartiklar frå Fjognedok blir lagt inn i Norart
-  Det blir laga ein eigen lokalhistorisk sidebase i Trip, med data frå Norart, Fjognedok og eventuelle andre bibliotek
- Postar blir utveksla etter behov. Norart tek f.eks. med det som er registrert retrospektivt i Fjognedok av dei to årbøkene som
   Norart også analyserer
-  Fjognedok nyregistrerer sine postar i ein Trip-base, i Norart-registreringsskjema – og deretter blir  postane overførte til
   Norartbasen
-  Det blir oppretta ein felles nettstad for lokalhistorie, anten på Nasjonalbiblioteket sine heimesider, eller på
   Kulturnett/Biblioteknett Norge. På møtet i mars 2001 vart også heimesidene til Norsk Lokalhistorisk institutt nemnde. 

Oppsummering   [Til toppen]

Seksjon for periodikaindeksering
meiner at det vil vere ei god utnytting av ressursar å desentralisere indekseringa av lokalhistorie, både fordi ein då får utnytta den  lokalkunnskapen som finst og for å unngå dobbeltarbeid. Samtidig ser seksjonen at import av data inn i Norartbasen vil medføre ein god del ekstraarbeid, på grunn av ulik katalogiseringspraksis på fleire viktige punkt. Nasjonalbiblioteket vil likevel tene på dette samarbeidet, sidan berre ein liten del av lokalhistoriske tidsskrift og årbøker blir indekserte. I tillegg til å få ei retrospektiv indeksering av dei årbøkene som pr. i dag blir indekserte i Norart, vil det på sikt vere mogleg å auke talet på  lokalhistoriske årbøker i basen dersom ressurssituasjonen i seksjonen blir betre. 

Viss kvart fylkesbibliotek tek ansvar for kvar sin del av lokalhistorisk litteratur, vil det vere mogleg å få til ei retrospektiv indeksering av alle dei årbøkene som alt finst i Norart. I tillegg kunne Nasjonalbiblioteket fungere som eit knutepunkt for dei ulike lokalhistoriske databasane. Seksjon for periodikaindeksering meiner at etablering av ein felles nettstad for lokalhistorie vil vere den beste måten å utnytte ressursane på. Samtidig kan det foregå ei utveksling av data mellom Nasjonalbiblioteket og fylkesbiblioteka, slik at Norart kan få ei retrospektiv registrering av årbøker og fylkesbiblioteka kan motta nyare lokalhistoriske postar frå Norart frå andre tidsskrift som blir indekserte i basen.

Ein felles ”samkatalog” over lokalhistorie vil vere mykje meir ressurskrevjande for alle partar enn ein  felles nettstad på f.eks. Kulturnett Norge. På ein slik nettstad kunne det leggast ut presentasjon av prosjekt, lenker til aktuelle basar og informasjon om praktiske og tekniske erfaringar til andre som vil starte opp tilsvarande prosjekt som Fjognedok. 

Fjognedok-prosjektet 
ser at det er tidkrevjande å redigere postane slik at dei passar i Fjognedok-basen, men ikkje fullt så krevjande som å registrere sjølve, meiner registratorane på Sogn og Fjordane fylkesbibliotek / Førde bibliotek (når det gjeld slike mengder). For løpande registrering av komande årgangar meiner Fjognedok at  det nok vil vere like greit å gjere jobben sjølv.

Ein fordel for Fjognedok-basen har vore at postane frå Norart (og Sogndal) har gått direkte inn i basen (merka med "ikkje korrekturlese" i *653), slik at dei har vore tilgjengelege for søking, t.d. forfattar, tittelord, sjølv om ein ikkje var ferdige med redigeringa.

For framtida vil Fjognedok gjerne kunne hente postar frå Norart. Der ligg mange postar som vedkjem Sogn og Fjordane, henta frå ulike kjelder. Postar ein kjem over tilfeldig kan Fjognedok berre ”ta” ein og ein. Det har vore greit å få overført postar frå ei spesiell årbok, men skal Fjognedok for framtida kunne hente store mengder postar frå ulike kjelder hadde det vore ønskjeleg at Norart la fylkesnamn på postane slik at dei kan attfinnast på det.

Ein tanke er at Sogn og Fjordane fylkesbibliotek (og evnt. andre fylkesbibl. som går i gang med liknande prosjekt) tek over registrering for sitt distrikt i eigne basar (forpliktande avtale) slik at Norart får frigjort kapasitet til fleire meir "allmenne" tidsskrift. Særleg om ein kan få til ein felles nettstad for lokalhistoriske artikkelbasar, og då helst med ein samsøkfunksjon.  

Konklusjonar  [Til toppen]
Begge partar meiner at dette har vore eit nyttig og praktisk prosjekt, og mykje utviklingsarbeid er gjort på eit knapt år. Norart har fått god kontakt med brukarmiljøet, og Fjognedok-prosjektet har vore nyttig for katalogisatorane, for utvikling av web-søk, kontakt mellom fleire bibliotekmiljø og lokalhistoriske miljø. Dessutan er Fjognedok-basen alt til god nytte i bibliotekarbeidet, m.a. i fjernlån og referansetenester m.m. Basen inneheld no ca. 4.500 postar, etter at alle Årbok for Sogn-postane vart overførte frå Sogndal bibliotek i mars 2001.

Vi tilrår at det samarbeidet som er etablert gjennom prøveprosjektet skal halde fram på permanent basis. Samarbeidet blir førebels organisert på følgjande måte: 

Norart mottek postar retrospektivt frå Årbok for Sogn i tillegg til dei postane frå Årbok for Nordfjord som alt er mottekne. Fjognedok overtek ansvaret for den løpande indekseringa av dei to nemnde årbøkene, og Norart importerer postar frå Fjognedok ein gong i året. Norart kodar postar av lokalhistorisk interesse for Fjognedok og postane blir overførte til Fjognedok etter avtale.

Dersom Seksjon for periodikaindeksering blir tilført fleire ressursar kan det bli aktuelt å innlemme fleire lokalhistoriske årbøker i Norart, men sidan den manuelle redigeringa av postane tek ein del tid, er det førebels berre aktuelt å ta med Årbok for Sogn og Årbok for Nordfjord.

På sikt ville det vere nyttig å få til eit samarbeid mellom Norart og alle fylkesbiblioteka. Både kontakten mellom lokalmiljøa og Nasjonalbiblioteket på  fagleg plan og ei betre utnytting av ressursane ved at ein unngår dobbeltarbeid vil kome brukarane til gode.

Gjennom å opprette ein felles nettstad vil lokalhistoria bli lettare tilgjengeleg. Samtidig vil eit samarbeid mellom fylkesbiblioteka / regionale bibliotek og Seksjon for periodikaindeksering  kunne auke tilfanget av lokalhistoriske postar.

Kva no?  [Til toppen]
Fjognedok-prosjektet held fram i 2001. Prosjektet har framleis ein del teknisk som må på plass.

Framdrifta vil avhenge mykje av  om økonomien tillet frikjøp av arbeidskraft og konsulenttenester, -  inntil Fjognedok blir avslutta som prosjekt og blir ein del av det daglege arbeidet ved dei samarbeidande biblioteka.

Pilotprosjektet Norart / Fjognedok er avslutta med møtet i Førde 26. mars 2001 og denne rapporten. Dersom det blir aktuelt med eit vidare samarbeid mellom Fjognedok og Norart, lagar NB Oslo eit utkast til avtale.

* * *

Førde / Oslo

9. april 2001               

                        Eli Lothe                                                   Turid Gustu Eriksen

                        prosjektleiar Fjognedok                              Seksjon for periodikaindeksering
            Sogn og Fjordane fylkesbibliotek                 Nasjonalbiblioteket, avd. Oslo

* * * * * *

 Vedlegg: Samarbeidsavtale

Adresser:

Informasjon om Fjognedokprosjektet ligg på Kulturnett / Biblioteknett Sogn og Fjordane http://sognogfjordane.kulturnett.no/biblioteknett/Fjognedok/index.htm

Fjognedokbasen ligg på ein server på Sogn og Fjordane fylkesbibliotek  
http://www.sf.fylkesbibl.no/cgi-bin/websok-fjognedok

Informasjon om Norart ligg på heimesidene til Nasjonalbiblioteket  
http://www.nb.no/baser/norart/

[Til toppen]